nội dung mô tả

1. GIỚI THIỆU VỀ MICROSOFT EXCEL 365

Được phát hành từ những năm 1990, Excel đã trở thành một trong những ứng dụng gắn liền với các thế hệ 8x, 9x đời đầu. Qua nhiều năm, nhu cầu của người dùng ngày càng tăng cao, đòi hỏi ứng dụng phải được cập nhật các tính năng mới hoặc cải tiến các tính năng đặc trưng, và Excel cũng không phải là một trường hợp ngoại lệ. Sau nhiều lần được nâng cấp qua các năm, tương ứng với các phiên bản đổi mới, xuất phát từ 2003 đến năm 2021, Excel đã tiến tới một sự vượt bậc mới với tên gọi Microsoft Excel (thuộc bộ công cụ Microsoft 365). Với nhiều sự thay đổi, chỉnh sửa sao cho thuận tiện với người dùng nhất có thể, cùng nhiều ưu điểm nổi bật khiến Excel 365 trở thành một công cụ

1.1. Excel 365 dùng để làm gì?

Microsoft Excel 365 (gọi tắt là Excel 365) là một phần mềm bảng tính nằm trong bộ Microsoft Office 365. Excel 365 giúp người dùng ghi lại dữ liệu, trình bày thông tin dưới dạng bảng, tính toán, xử lý thông tin nhanh chóng và chính xác với lượng dữ liệu lớn một cách cải thiện hơn so với các phiên bản cũ trước đó.

Các phiên bản cũ phổ biến của Excel do Microsoft phát hành:

• • Microsoft Excel 2003 (19/08/2003)
  • Microsoft Excel 2007 (30/01/2007)
  • Microsoft Excel 2010 (15/06/2010)
  • Microsoft Excel 2013 (29/01/2013)
  • Microsoft Excel 2016 (22/09/2015)
  • Microsoft Excel 2019 (24/09/2018)
  • Microsoft Excel 365 (10/03/2020)

1.2. Excel 365 có những ưu điểm nào?

• Rủi ro mất mát dữ liệu được hạn chế tối đa.
• Tài liệu được chia sẻ một cách trực tuyến.
• Dữ liệu được thao tác trên tất cả các thiết bị.
• Nhiều tính năng nâng cao.
• Tính năng phân tích dữ liệu và lập báo cáo thống kê được hỗ trợ một cách nhanh chóng, chuyên nghiệp.
• Miễn phí cho các đối tượng học sinh, sinh viên, giáo viên tại các cơ sở đào tạo.

1.3. Vì sao nên sử dụng ứng dụng này?

• Rất nhiều tính năng đã được chỉnh sửa, bổ sung và cải thiện.
• Không tốn phí gia hạn hàng tháng, hàng năm đối với quý thầy cô giảng viên được Nhà Trường cấp tài khoản.
• Đồng sáng tác bảng tính, cùng chỉnh sửa và trao đổi thông tin một cách trực tuyến với đồng nghiệp.
• Ứng dụng tương thích trên mọi nền tảng thiết bị (Website, Máy tính cá nhân PC, Thiết bị di động Mobile).
• Lưu trữ trên hệ thống đám mây, đảm bảo an toàn cho dữ liệu, tránh các tình huống xảy ra rủi ro bất ngờ.

ống kê, phân tích số liệu,…

Tài liệu này sẽ làm rõ Microsoft Excel 365 dùng để làm những gì, có các ưu điểm nào, và một số lí do thuyết phục quý thầy cô lựa chọn Microsoft Excel.

 

2. LÀM QUEN VỚI EXCEL 365

2.1. Đăng nhập tài khoản Microsoft

• Nhập tên đăng nhập tài khoản được Trường cấp của quý thầy cô vào ô “Email, điện thoại hoặc Skype”

• Nhập mật khẩu tài khoản vào ô “Mật khẩu”, sau đó nhấn nút “Đăng nhập”.

• Trong trường hợp quý thầy cô quên mật khẩu, xin vui lòng liên hệ Tổ IT để được cấp lại mật khẩu mới.

2.2. Excel 365 Website

• Truy cập vào website “https://www.office.com” bằng trình duyệt của máy.
• Nhấn vào nút “Đăng nhập” và tiến hành đăng nhập.

• Sau khi đăng nhập, nhấn vào biểu tượng Excel tại thanh ứng dụng bên trái màn hình.

• Chọn mẫu hoặc trang tính trống để bắt đầu làm việc!

2.3. Excel 365 PC

• Nhấn vào biểu tượng Start góc dưới bên trái màn hình.

• Nhập “Microsoft Store” và chọn ứng dụng được tìm thấy.

• Nhập “Office (Microsoft 365)” và chọn ứng dụng được tìm thấy.

• Nhấn vào ứng dụng “Office” và cài đặt bằng cách nhấn vào “Get”.

• Sau khi hoàn tất tải về ứng dụng, nhấn vào biểu tượng Start góc dưới bên trái màn hình, nhập “Office” và chọn ứng dụng được tìm thấy.

 

• Tại giao diện chào đón, nhấp vào biểu tượng Excel.

• Chọn mẫu hoặc bảng tính trống để bắt đầu làm việc!

2.4. Excel 365 Mobile

• Mở ứng dụng CH Play đối với dòng điện thoại di động Android (Samsung, Sony, Nokia, LG, Xiaomi, Vivo, Oppo, Google) hoặc Apps Store đối với Iphone.

2.4.1. Qua bộ công cụ Office 365 Mobile

• Tại thanh tìm kiếm, nhập “Office 365”.

• Nhấn “Nhận” để tải ứng dụng Office về máy.

• Sau khi hoàn tất tải về, mở ứng dụng Office, nhấn vào “Tạo” để tạo trang tính mới.

• Chọn biểu tượng Excel để tạo trang tính mới.

• Chọn mẫu hoặc trang tính trống để bắt đầu làm việc!

2.4.2. Qua ứng dụng Excel 365 Mobile

• Tại thanh tìm kiếm, nhập “Microsoft Excel”.

• Nhấn “Nhận”để tải ứng dụng Excel về máy.

• Sau khi hoàn tất tải về, mở ứng dụng Excel, nhấn dấu cộng để tạo trang tính mới.

• Chọn mẫu hoặc trang tính trống để bắt đầu làm việc!

3. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CĂN BẢN EXCEL 365 PC

3.1. Kiến thức cơ bản về bảng tính (Workbook)

3.1.1. Khái niệm bảng tính

Bảng tính (Workbook) là tập tin của Excel có phần mở rộng là *.XLSX. Mỗi Workbook có thể tạo nhiều trang tính (Worksheet), mỗi trang tính có tên phân biệt.

Bảng tính có tối đa 255 trang tính (sheet).

Trang tính – Worksheet .

• Sheet được tạo bởi các dòng (row) và các cột (column).
• Phần giao nhau của các dòng và cột là các ô (cell).
• Một sheet có:
  • 16384 cột được đánh A, B, C, …, AA, BB, …, XFD
  • 1048576 dòng được đánh số 1, 2, …, 1048576
• Địa ch tương đối: Các dòng và cột tham chiếu sẽ thay đổi khi chúng ta sao chép hoặc di dời công thức đến vị trí khác. Ví dụ: A2:C7,D4 .

• Địa chỉ tuyệt đối: Các dòng và cột tham chiếu không thay đổi khi ta di dời hay sao chép công thức. Ví dụ $A$2:$C$7, $D$4

3.1.2. Các bước xây dựng bảng tính thông thường

Bước 1: Nhập và định dạng dữ liệu vào bảng tính;

Bước 2: Tính toán trên dữ liệu bằng cách áp dụng các phép tính, biểu thức, hàm;

Bước 3: In bảng tính.

3.2. Sử dụng Excel 365 PC

3.2.1. Giao diện

3.2.2. Thao tác trên tập tin bảng tính

Mở tập tin bảng tính

Từ tab File, chọn Open (hoặc Ctrl + O) hoặc nhấp chuột vào biểu tượng Open trên thanh tiêu đề. Chọn “Browse”, tìm tập tin cần mở, nhấn “Open”.

 

Lưu bảng tính

Từ tab File, chọn Save (hoặc Ctrl + S) hoặc nhấp chuột vào biểu tượng Save trên thanh tiêu đề. Ta có thể bật chế độ lưu tự động (AutoSave) để khắc phục các sự cố phát sinh (cúp điện, quên lưu tập tin,…).

Chọn “Browse”, chọn thư mục lưu trữ tập tin, nhấn “Save”.

Đóng bảng tính

Từ tab File, chọn Close (hoặc Alt + F4) hoặc nhấp chuột vào biểu tượng X trên thanh tiêu đề.

3.3. Thao tác với ô dữ liệu

3.3.1. Các kiểu dữ liệu

Dữ liệu kiểu số (Number)

Bao gồm các ký số từ 0 – 9, dấu (), $, %, … Khi được nhập vào hợp lệ, số sẽ mặc nhiên canh phải trong ô. Nếu chiều rộng cột không đủ để hiển thị hết con số, Excel sẽ hiển thị số theo dạng khoa học (Ví dụ: 1.259E+08) hoặc hiển thị các dấu “#”, trong trường hợp này ta phải mở rộng cột cho đến khi số hiển thị đầy đủ. Chú ý: Khi nhập một dữ liệu kiểu số ta không cần phải nhập dấu phân cách hàng ngàn nhưng phải nhập dấu phân cách thập phân. Ví dụ: ta chỉ cần nhập 37923.87 sau khi định dạng số sẽ tự động đổi thành 37,923.87.

Dữ liệu kiểu ngày, giờ (Date/Time)

Thực chất là kiểu số ch số thứ tự từ ngày 01/01/1900 trở đi. Phải nhập ngày và giờ theo đúng dạng được chọn trong Control Panel của Windows.

Dữ liệu kiểu logic

Gồm các giá trị: TRUE, FALSE.Dữ liệu kiểu chuỗi (Text)Bao gồm các ký tự từ: A – Z, a – z, 0 – 9, khoảng trắng và một số ký hiệu khác.
Nếu dữ liệu nhập vào có số và chữ lẫn lộn thì Excel hiểu ngầm là kiểu chuỗi. Khi nhập
vào, dữ liệu kiểu chuỗi sẽ mặc nhiên được canh trái. Nếu một chuỗi cụ thể nào đó
được dùng trong công thức thì phải đặt chúng trong cặp dấu ngoặc kép. Ví dụ: “NTC”.

3.3.2. Cách nhập dữ liệu

• Bước 1: Chọn ô cần nhập liệu.
• Bước 2: Nhập nội dung.
• Bước 3: Nhấn Enter hoặc các phím di chuyển trong ô.

3.3.3. Chỉnh sửa dữ liệu

Xoá dữ liệu:

Bước 1: Chọn ô, vùng cần xoá nội dung.
Bước 2: Nhấn phím Delete trên bàn phím.

 

Khôi phục dữ liệu

Để huỷ một thao tác vừa thực hiện, nhấp chuột vào nút Undo trên thanh tiêu đề hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl + Z.
Để phục hồi thao tác vừa huỷ, nhập chuột vào nút Redo trên thanh tiêu đề hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl + Y. 

3.4. Làm việc với trang tính (Wooksheet)

3.4.1. Dòng và cột

Thêm dòng và cột

Thêm dòng	– Bước 1: Chọn một hoặc nhiều dòng tại vị trí muốn chèn. – Bước 2: Chọn Tab Home, trong nhóm Cells, chọn Insert, chọn Insert Sheet Rows; hoặc Nhấp chuột phải, chọn Insert.
Thêm cột	– Bước 1: Chọn một hoặc nhiều cột liên tục hoặc cách khoảng muốn chèn số cột tương ứng phía bên trái các cột này. – Bước 2: Chọn tab Home, trong nhóm Cells, chọn Insert, Insert Sheet Columns; hoặc Nhấp chuột phải, chọn Insert.

 

Xoá dòng và cột

• Bước 1: Chọn các dòng hoặc các cột cần xóa.
• Bước 2: Chọn tab Home, trong nhóm Cells, chọn Delete, chọn kiểu xóa phù hợp hoặc Nhấp chuột phải chọn Delete.

Hiệu chỉnh kích thước dòng và cột

Có thể thay đổi độ rộng của cột hoặc chiều cao của dòng bằng cách đưa chuột đến biên giữa tên cột/dòng sau đó kéo thả chuột để thay đổi kích thước tuỳ chỉnh hoặc nhấp đôi để tự động co giãn kích thước cột/dòng.

 Cố định (freeze) hoặc huỷ cố định (unfreeze) tiêu đề dòng, cột

• Chọn ô đầu tiên chứa dữ liệu lưu trữ.
• Chọn tab View ð trong nhóm Window ð chọn Freeze Panes để cố định/ huỷ cố định tiêu đề dòng, cột.
  • Freeze Panes: Các hàng phía trên và các cột bên trái của ô được chọn bị khoá.
  • Freeze Top Row: Các hàng phía trên của ô được chọn bị khoá.
  • Freeze First Column: Các cột bên trái của ô được chọn bị khoá.

3.4.2. Trang tính

Tạo Worksheet	Tạo Worksheet trống: Nhấn vào nút Cộng tại Thanh Sheet.
	Chèn Worksheet mới:  Nhấp chuột phải vào sheet bất kỳ. Chọn Insert. Chọn Worksheet hoặc các kiểu sheet khác muốn chèn vào Workspace.
Xoá Worksheet	Nhấp chuột phải vào Worksheet muốn xoá. Chọn Delete.
Đổi tên Worksheet	Nhấp chuột phải vào Worksheet muốn đổi tên. Chọn Rename và nhập tên mới.
Di chuyển và sao chép Worksheet	Dùng lệnh:  Nhấp chuột phải vào Worksheet muốn di chuyển hoặc sao chép. Chọn Move or Copy. Thiết lập đích đến (cùng hoặc khác Workspace), thứ tự sheet trong Workspace và có thể tạo bản sao.
	Dùng chuột:  Để di chuyển Worksheet: Dùng chuột kéo thả đến vị trí mới trong Workspace (cùng hoặc không cùng Workspace). Để sao chép Worksheet: Nhấn giữ nút Ctrl trên bàn phím, đồng thời dùng chuột kéo thả Worksheet đến vị trí mới trong Workspace (cùng hoặc khác Workspace).

3.5. Định dạng ô, dãy ô

3.5.1. Định dạng kiểu số, ngày, tiền tệ

 

 

• Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần định dạng.
• Bước 2: Chọn tab Home ð nhóm Cells ð Format ð Format Cells.
• Bước 3: Trong tab Number, tuỳ chỉnh định dạng cho dữ liệu kiểu số trong danh mục Number, cho kiểu tiền tệ trong danh mục Currency, cho kiểu ngày trong danh mục Date và cho kiểu giờ trong danh mục Time.

  

3.5.2. Định dạng văn bản

• Chọn tab Home, trong nhóm Cells, chọn Format, chọn Format Cells, chọn Font: Chọn kiểu định dạng.
• Có thể định dạng bằng công cụ ở tab Home, trong nhóm Font.

3.5.3. Căn chỉnh, hiệu ứng viền

Căn lề dữ liệu trong ô

Chọn tab Home, trong nhóm Cells, chọn Format, chọn Format Cells, chọn Alignment.

• Text Alignment: Canh lề cho dữ liệu trong ô.
• Horizontal: Canh lề theo chiều ngang (Left/ Right/ Center/ Justified/ Center Across Selection/ Distributed/ Fill).
• Vertical: Canh lề theo chiều đứng (Top/ Center/ Bottom/ Justify/ Distributed).
• Orientation: Chọn hướng cho dữ liệu (nhập số đo góc quay trong ô Degrees).
• Text Control: Điều chỉnh dữ liệu.
• Wrap text: Dữ liệu tự động xuống dòng khi gặp lề phải của ô.
• Shrink to fit: Dữ liệu tự động thu nhỏ kích thước cho vừa với ô.
• Merge cells: Kết hợp các ô thành 1 ô.

Kẻ khung cho bảng tính

Chọn tab Home, trong nhóm Cells, chọn Format, chọn Format Cells, chọn Border.

• Presets: Chọn kiểu kẻ khung
  • None: Bỏ kẻ khung.
  • Inside: Kẻ các đường trong.
  • Outside: Kẻ đường viền xung quanh.
• Border: Cho phép chọn đường kẻ trực quan theo yêu cầu.
• Line: Đường kẻ viền
  • Style: Chọn kiểu của đường kẻ.
  • Color: Màu của đường kẻ.
• Tô nền cho bảng tính: Chọn Home, trong nhóm Cells, chọn Format, chọn Format Cells, chọn thẻ Fill.
  • Pattern Color: Chọn màu nền.
  • Pattern Style: Chọn các mẫu nền.
• Có thể tô nhanh bằng các Nhấp chuột nút Fill Color ở nhóm Font tại tab Home.
  Lưu ý: Có thể mở hộp thoại Format Cells bằng cách chọn vùng dữ liệu, Nhấp chuột phải, chọn Format Cells.

3.6. Biểu thức và hàm

3.6.1. Biểu thức số học

Khái niệm biểu thức số học

Biểu thức lập nên từ các toán hạng và các phép tính để tạo nên những giá trị mới. Biểu thức dùng để diễn đạt một công thức, một quy trình tính toán, là sự kết hợp giữa các phép toán và các toán hạng để diễn đạt một công thức toán học nào đó.

Tạo biểu thức số học đơn giản

Biểu thức phải bắt đầu bởi dấu ‘=’. Khi cần lấy số liệu ở ô nào, nhấp chuột vào ô đó hoặc gõ địa chỉô đó vào công thức.

Ví dụ: Tính lương và tỷ lệ theo công thức:

Lương = Số ngày công * Lương ngày.

Tỷ lệ = Lương / Tổng cộng Lương.

Cách thực hiện như sau:

• • Đưa con trỏ về ô E2 .
  • Gõ dấu “=”.
  • Nhấp chuột vào ô C2 (hoặc gõ C2).
  • Gõ dấu “*”.
  • Nhấp chuột vào ô D2 (hoặc gõ D2).
  • Nhấn Enter.
  • Để tính lương cho những nhân viên còn lại, đưa con trỏ về ô E2, sao chép công thức cho tới ô E7.
  • Tương tự tính tỷ lệ: cách làm tương tự như trên.

Các lỗi thường gặp

Biểu thức bắt đầu bởi dấu bằng “=”. Sau khi nhấn phím Enter công thức nhập vào chỉ thể hiện trên thanh công thức còn kết quả được thể hiện trong ô.

Một số thông báo lỗi thường gặp khi sử dụng công thức:

• ####: Cột quá hẹp.
• #DIV/0!: 503 Chia cho 0, sai về kiểu của toán hạng.
• #NAME?: Thực hiện phép tính với một biến không xác định (tên không gắn với một ô hay vùng nào cả).
• #N/A: Tham chiếu đến ô rỗng hoặc không có trong danh sách.

3.6.2. Hàm

Khái niệm hàm, cú pháp, cách nhập hàm

Hàm dùng để tính toán và trả về một giá trị, trong ô chứa hàm sẽ trả về một giá trị, một chuỗi ký tự hoặc một thông báo lỗi, … Excel có một tập hợp các hàm rất phong phú và được phân loại theo từng nhóm phục vụ cho việc tính toán trên nhiều kiểu dữ liệu và nhiều mục đích khác nhau.

Cú pháp:       = TÊN HÀM ([Danh sách đối số])

Đa số các hàm của Excel đều có đối số nhưng cũng có những hàm không có đối
số. Nếu hàm có nhiều đối số, giữa các đối số phải được phân cách bằng ký hiệu
phân cách, các ký hiệu phân cách được quy định trong Control Panel… với mặc định
là dấu phẩy.

Cách nhập hàm

• Cách 1: Nhập trực tiếp từ bàn phím
  • Đặt trỏ chuột tại ô muốn nhập hàm.
  • Nhập dấu = (hoặc dấu @, hoặc dấu +).
  • Nhập tên hàm cùng các đối số theo đúng cú pháp.
  • Nhấn Enter để kết thúc.
• Cách 2: Thông qua hộp thoại Insert Function
  • Đặt trỏ tại ô muốn nhập hàm.
  • Chọn tab Formulas, chọn Insert Function hoặc Shift+F3.

• • Chọn Group hàm trong danh sách Function category.
  • Chọn hàm cần sử dụng trong danh sách Function name.
  • Nhấp chọn OK để chọn hàm.
  • Tùy theo hàm được chọn, Excel sẽ mở hộp thoại kế tiếp cho phép nhập các đối số (nhập hoặc quét chọn). Tiến hành nhập các đối số.

Các toán tử so sánh

Điều kiện	Toán tử	Công thức	Mô tả
Bằng	=	= A1=B1	Trả về True nếu giá trị ô A1 bằng với giá trị ô B1, ngược lại trả về false
Không bằng	< >	= A1 < > B1	Trả về True nếu giá trị ô A1 khác với giá trị B1, ngược lại trả về false. Toán tử này ngược lại với toán tử “=”
Lớn hơn	>	= A1> B1	Trả về True nếu giá trị ô A1 lớn hơn giá trị ô B1, ngược lại trả về false
Nhỏ hơn	<	=A1 < B1	Trả về True nếu giá trị ô A1 nhỏ hơn giá trị ô B1, ngược lại trả về false
Lớn hơn hoặc bằng	> =	= A1 >= B1	Trả về True nếu giá trị ô A1 lớn hơn hoặc bằng giá trị ô B1, ngược lại trả về false. Toán tử này ngược với toán tử “<”
Nhỏ hơn hoặc bằng	< =	= A1 <= B1	Trả về True nếu giá trị ô A1 nhỏ hơn hoặc bằng giá trị ô B1, ngược lại trả về false. Toán tử này ngược với toán tử “>”

Các hàm cơ bản

Tên Hàm	Mô tả
SUM	– Cú pháp: =SUM(number1, number2, …) – Công dụng: Tính tổng các giá trị chỉ định (number1, number2, … có thể là các hằng số, biểu thức, địa chỉ ô, địa chỉ vùng, …)
AVERAGE	– Cú pháp: =AVERAGE(number1, number2,…) – Công dụng: lấy giá trị trung bình cộng của các số chỉ định (number1, number2,… có thể là các hằng số, biểu thức, địa chỉ ô, địa chỉ vùng,…)
MIN	– Cú pháp: =MIN(number1, number2,…) – Công dụng: lấy giá trị nhỏ nhất của các số chỉ định (number1, number2, … có thể là các hằng số, biểu thức, địa chỉ ô, địa chỉ vùng,…)
MAX	– Cú pháp: =MAX(number1, number2,…) – Công dụng: lấy giá trị lớn nhất của các số chỉ định. (number1, number2, … có thể là các hằng số, biểu thức, địa chỉ ô, địa chỉvùng,…)
COUNT	– Cú pháp: =COUNT(value1, value2,…) – Công dụng: Đếm các giá trị số trong vùng chỉ định. (value1, value2, … có thể là các hằng số, biểu thức, địa chỉ ô, địa chỉ vùng, …)
COUNTA	– Cú pháp: =COUNTA(value1, value2, …) – Công dụng: Đếm các ô có dữ liệu trong vùng chỉ định (value1, value2, … có thể là các hằng số, biểu thức, địa chỉ ô, địa chỉ vùng, …)
ROUND	– Cú pháp: =ROUND(number, num digits) – Công dụng: ·        Làm tròn số number tại vị trí num-digits. ·        Vị trí làm tròn num disgits tương tự trục số. ·        Nguyên tắc làm tròn n: Nếu ký số bên phải vị trí làm tròn n num digits ≥ 5, lấy số tại vị trí num digits sẽ cộng thêm 1. Ngược lại, nếu < 5 sẽ bị cắt bỏ (đối với phần thập phân) hoặc làm tròn n về 0 (đối với phần nguyên). Ví dụ: =ROUND(15271.382, -2) => 15300 =ROUND(15271.382, 0) => 15271 =ROUND(15271.385, 2) => 15271.39
INT	– Cú pháp: =INT(number)  – Công dụng: Làm tròn n number xuống đến số nguyên gần nhất Ví dụ: =INT(123.654) => 123 =INT(-123.654) => -124
MOD	– Cú pháp: =MOD(number, divisor)  – Công dụng: Lấy số dư của phép chia số number cho div. Ví dụ: =MOD(7,2) => 1 =MOD(9,3) => 0
RANK	– Cú pháp: =RANK(number, ref, order):  – Công dụng: Xác định và trả về thứ hạng của giá trị number trong vùng dữ liệu ref theo phương thức xếp hạng order. Trong đó: ·        Vùng dữ liệu ref phải dùng địa chỉ tuyệt đối. ·        order = 0: giá trị number lớn nhất xếp hạng 1. ·        order = 1: giá trị number nhỏ nhất xếp hạng 1.
IF	– Cú pháp: =IF(logical test, value if true, value if false)  – Công dụng: Kiểm tra biểu thức điều kiện logical test: ·        Nếu là TRUE: trả về giá trị value if true. ·        Nếu là FALSE: trả về giá trị value if false.
AND	– Cú pháp: =AND(logical1, logical2,…) – Công dụng: Kiểm tra các biểu thức điều kiện logical1, 2, … và trả về True nếu tất cả các biểu thức điều kiện có kết quả True, ngược lại trả về False. Ví dụ: =AND(3>2,5<8,6>5) =>TRUE =AND(2>3,5<8,6>5) => FALSE
OR	– Cú pháp: =OR(logical1, logical2,…) – Công dụng: Kiểm tra các biểu thức điều kiện logical1, 2, … và trả về True nếu có ít nhất một biểu thức điều kiện có kết quả True, ngược lại trả về False. Ví dụ: =OR(3<2, 5<8,6<5) => TRUE =OR(3<2,8<5,6<5) => FALSE
DAY	– Cú pháp: =DAY(serial number)  – Công dụng: Trả về giá trị ngày của ngày serial number.
MONTH	– Cú pháp: =MONTH(serial number)  – Công dụng: Trả về giá trị tháng của ngày serial number.
YEAR	– Cú pháp: =YEAR(serial number)  – Công dụng: Trả về giá trị năm của ngày serial number.
NOW	– Cú pháp: =NOW( )  – Công dụng: Trả về ngày giờ hiện tại của hệ thống.
LEFT	– Cú pháp: =LEFT(text, num chars)  – Công dụng: Trích num chars ký tự bên trái chuỗi text. Ví dụ: =LEFT(“ABCDE”,3) => “ABC”
RIGHT	– Cú pháp: =RIGHT(text, num chars)  – Công dụng: Trích num chars ký tự bên phải của chuỗi text. Ví dụ: =RIGHT(“ABCDE”,3) => “CDE”
MID	– Cú pháp: =MID(text, start num, num chars) – Công dụng: Trích num chars ký tự bắt đầu từ vị trí start num trong chuỗi text. Ví dụ: =MID(“ABCDE”,2,3) => “BCD”
LEN	– Cú pháp: =LEN(text)  – Công dụng: Đếm số lượng ký tự trong chuỗi text Ví dụ: =LEN(“ABCDE”) => 5
UPPER	– Cú pháp: =UPPER(text)  – Công dụng: Chuyển tất cả các ký tự trong chuỗi textt thành chữ IN HOA. Ví dụ: =UPPER(“abCdE”) => “ABCDE”
PROPER	– Cú pháp: =PROPER(text) – Công dụng: Chuyển tất cả các ký tự đầu tiên của mỗi từ trong chuỗi text thành chữ IN HOA. Ví dụ: = PROPER(“khoa công nghệ thông tin”) => “Khoa Công Nghệ Thông Tin”
LOWER	– Cú pháp: =LOWER(text) – Công dụng: Chuyển tất cả các ký tự trong chuỗi text thành chữ thường. Ví dụ: = LOWER(“abCdE”) => “abcde”
VALUE	– Cú pháp: =VALUE(text) hoặc text*1 – Công dụng: Chuyển dữ liệu kiểu chuỗi text có dạng số thành dữ liệu kiểu số.
VLOOKUP	– Cú pháp: =VLOOKUP(lookup_value, table_array, column_index_num,  range_lookup) – Công dụng: Dò tìm giá trị lookup value trong số các giá trị ở cột đầu tiên trong bảng dò table array. Nếu tìm thấy, trả về giá trị cột column index num và cùng dòng với vị trí tìm thấy. Nếu không tìm thấy, trả về giá trị #N/A – Trong đó: ·        lookup_value: giá trị dò tìm. ·        table_array: bảng dò là vùng có địa chỉ tuyệt đối. Cột đầu tiên bên trái chứa danh sách các giá trị dò tìm. Các cột còn lại chứa giá trị tương ứng để tham chiếu. ·        column_index_num: chỉ số của cột muốn lấy giá trị trả về trong bảng dò ( cột đầu tiên là 1, cột kế tiếp là 2,… tính từ bên trái qua). ·        column_index_num >1. ·        range_lookup: giá trị kiểu số chỉ định cách thức dò tìm: 0 (FALSE): dò tìm giá trị đầu tiên đúng bằng lookup value. Table array không cần sắp xếp. 1 (TRUE): tìm giá trị lớn nhất ≤ lookup value. Cột đầu tiên của table array phải được sắp thứ tự tăng dần.
HLOOKUP	– Cú pháp: =HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num, range_lookup) – Công dụng: Dò tìm giá trị lookup value trong số các giá trị ở dòng đầu tiên trong bảng dò table array. Nếu tìm thấy, trả về giá trị dòng row index num và cùng cột với vị trí tìm thấy. Nếu không tìm thấy, trả về giá trị #N/A – Trong đó: ·        lookup_value: giá trị dò tìm. ·        table_array: bảng dò là vùng có địa chỉ tuyệt đối. Dòng đầu tiên trên cùng chứa danh sách các giá trị dò tìm. Các dòng còn lại chứa các giá trị tương ứng để tham chiếu. ·        row_index_num: chỉ số của dòng muốn lấy giá trị trả về trong bảng dò (dòng đầu tiên là 1, dòng kế tiếp là 2,… tính từ trên xuống dưới) ·        row_index_num > 1. ·        range_lookup: giá trị kiểu số chỉ định cách thức dò tìm. 0 (FALSE): dò tìm giá trị đầu tiên đúng bằng lookup value. Table array không cần sắp xếp. 1 (TRUE): tìm giá trị lớn nhất ≤ lookup value. Dòng đầu tiên của table array phải được sắp thứ tự tăng dần.
COUNTIF	– Cú pháp: =COUNTIF(range, criteria)  – Công dụng: Đếm số ô có dữ liệu khác rỗng trong vùng range thoả mãn điều kiện criteria. – Điều kiện criteria phải đặt trong cặp dấu nháy kép “” và có thể là: ·        Giá trị chính xác, cụ thể (Ví dụ: “A”, “5”,…) ·        Giá trị tương đối ð dùng các ký tự đại diện ?: đại diện cho 1 ký tự. (Ví dụ: “?A??”, “?05”,…) *: đại diện cho 1 chuỗi ký tự (Ví dụ: “A*”, “*05?”) ·        Biểu thức so sánh ð dùng các toán tử so sánh = (bằng), < > (khác), < (nhỏ hơn), <= (nhỏ hơn hoặc bằng), > (lớn hơn), >= (lớn hơn hoặc bằng) ( Ví dụ: “< >A”, “>5”,…)
SUMIF	– Cú pháp: =SUMIF(range, criteria, sum range) – Công dụng: Cộng dồn các ô trong vùng sum range mà dòng đó thoả mãn điều kiện criteria trong vùng điều kiện range. – Điều kiện criteria phải đặt trong cặp dấu nháy kép “” và có thể là: ·        Giá trị chính xác, cụ thể (Ví dụ: “A”, “5”, …) ·        Giá trị tương đối ð dùng các ký tự đại diện ?: đại diện cho 1 ký tự. (Ví dụ: “?A??”, “?05”,…) *: đại diện cho 1 chuỗi ký tự (Ví dụ: “A*”, “*05?”) ·        Biểu thức so sánh ð dùng các toán tử so sánh = (bằng), < > (khác), < (nhỏ hơn), <= (nhỏ hơn hoặc bằng), > (lớn hơn), >= (lớn hơn hoặc bằng) (Ví dụ: “< >A”, “>5”,…)

3.7. Biểu đồ

3.7.1. Tạo biểu đồ

• Bước 1. Chọn vùng dữ liệu và nhãn của các cột.
• Bước 2. Chọn kiểu đồ thị từ tab Insert ð nhóm Charts ð chọn nhóm đồ thị khác nhau.

Trên màn hình xuất hiện đồ thị tương ứng, chọn đồ thị, trên thanh Chart Tools thực hiện các hiệu chỉnh cho đồ thị.

3.7.2. Chỉnh sửa, cắt dán, di chuyển, xoá tiêu đề bản đồ

Hiệu chỉnh biểu đồ

Sau khi tạo xong biểu đồ, ta có thể hiệu chỉnh biểu đồ như thay đổi loại biểu đồ, vùng dữ liệu, hiệu chỉnh các tiêu đề, …bằng cách: Nhấp chuột lên biểu đồ, chọn Tab Chart Design.

Design

Chart Styles cho phép chọn Style cho biểu đồ. Phiên bản Excel 365 cung cấp hệ thống Style cho biểu đồ rất phong phú và đẹp mắt.

Di chuyển tiêu đề trong biểu đồ

Nếu chúng ta muốn di chuyển tiêu đề sang một vị trí khác trong biểu đồ, nhấp chọn tiêu đề và kéo thả.

Xoá tiêu đề biểu đồ

Nếu chúng ta không muốn bất kỳ tiêu đề nào trong biểu đồ Excel của mình, chúng ta có thể xoá bằng 2 cách:

– Cách 1: Trên Chart Design, trong nhóm Chart Layouts, nhấp vào Add Chart Element => Chart Title => None

– Cách 2: Trên biểu đồ, nhấp chuột phải vào tiêu đề biểu đồ, chọn Delete.

3.8. Kết xuất và phân phối trang tính, bảng tính

3.8.1. Trình bày trang tính để in

• Tại tab Page Layout, trong nhóm Page Setup, nhấn vào biểu tượng mở rộng.

 

• Điều chỉnh thông số cho trang tính và chế độ in.

 

• Điều chỉnh căn lề cho trang tính.

 

• Thiết lặp Header & Footer cho trang tính.

 

• Tạo Custom Header & Footer: Nhấn vào “Custom Header/ Footer…”, thêm thông tin và nhấn “OK”.

 

• Điều chỉnh khu vực in và chế độ hiển thi cho trang tính.

3.8.2. Kiểm tra và in

• Chọn tab File ðPrint (hoặc Ctrl + P) hoặc Nhấp chuột vào biểu tượng trên thanh tiêu đề để bắt đầu in.
• Điều chỉnh các thông số trang in:
  • Print: In ra máy in.
  • Copies: Số bản in
  • Printer: chọn loại máy in từ danh sách liệt kê
  • Settings: gồm có các chọn lựa sau
    • Print Selection: In vùng được chọn
    • Print Entire workbook: In toàn bộ Workbook
    • Print Active Sheet: In Sheet hiện hành
  • Pages: in từ trang số from đến trang số to.
  • Collated: chọn in xong các trang của một bản in rồi mới in tiếp bản kế, hoặc chọn in từng trang cho các bản in rồi in trang kế cho các bản …
  • Orientation: chọn in đứng theo khổ giấy (Portrait) hoặc in ngang (Landscape)
  • Margins: chọn canh lề cho trang in
    • Scaling: chọn căn chỉnh kích thước in
    • No Scaling: in như kích thước hiện tại
    • Fit Sheet on One Page: in bảng tính vừa trong một trang duy nhất
    • Fit All Columns on One Page: in vừa tất cả các cột trong một trang duy nhất
    • Fit All Rows on One Page:in vừa tất cả các dòng vào trong một trang duy nhất

3.8.3 Phân phối trang in

Lưu trang tính, bảng tính dưới các kiểu tập tin khác nhau

PDF	Các dạng khác
Chọn tab File, chọn Export, chọn Create PDF/XPS Document, chọn Create PDF/XPS. Chọn thư mục, đặt tên và lưu tập tin.  Mặc định Excel chỉ xuất bản trang tính hiện tại ra tệp PDF. Tuy nhiên vẫn có thể chọn xuất bản nhiều trang tính ra cùng một tệp PDF. Chọn Option trong hộp thoại Save as, chọn Entire Workbook, nhấn OK.	Chọn tab File, chọn Export, chọn Change File Type, chọn Save As. Chọn thư mục, đặt tên, chọn kiểu tệp lưu và lưu tập tin.  Chọn kiểu tệp lưu tại “Save as type”, nhấn OK.

 

Bảo mật tập tin, đặt mật khẩu và bảo vệ tập tin

Chọn tab File, chọn Info, chọn Protect Workbook. Chọn Encrypt with Password.

Nhập mật khẩu và xác nhận lại mật khẩu. Nhấn OK, hoàn tất cài đặt mật khẩu!

 

Đính kèm trang tính theo thư điện tử

• Chọn tab File, chọn Share. Nếu chưa hoàn thành bảng tính, ta sẽ được Excel nhắc lưu tài liệu của mình vào OneDrive.
• Có thể cần phải điều hướng trở lại cửa sổ Share sau khi lưu OneDrive.
• Nhập tên tài khoản nhận chia sẻ.
• Chọn quyền: chỉnh sửa hoặc chỉ xem.
• Thêm lời nhắn và nhấn Send để gửi qua OutLook.
• Hoặc sao chép link để bất cứ người dùng nào có link cũng có thể chỉnh sửa bảng tính.

3.9. Một số điểm khác biệt của Excel 365 với các phiên bản cũ hơn

Excel 365 trở nên đặc biệt hơn các phiên bản được phát hành trước đây vì một số đổi mới và nâng cấp sau:

• Tương thích trên mọi thiết bị: Trình duyệt Web, ứng dụng PC, thiết bị di động Mobile.
• Tích hợp điện toán đám mây, lưu trữ trực tuyến.
• Chỉ cần kết nối với Internet, người dùng có thể chỉnh sửa dữ liệu mọi lúc mọi nơi.
• Đồng bộ dữ liệu hầu như ngay lập tức.
• Giao diện Excel 365 được tinh chỉnh, thêm mới, sắp xếp lại vị trí các công cụ thuận tiện hơn cho người dùng.
• Một số thay đổi:
  • Analyze Data được đưa lên tab Home, giúp người dùng thuận tiện hơn trong việc phân tích dữ liệu liên tục.
  • Một số ảnh thumbnail (Freeze Panes, Translate..) được thay đổi mới, hiện đại, đẹp mắt hơn.
  • Thêm hai tab Automate và Power Pivot vào thanh tab.
  • Tính năng AutoSave lưu trực tiếp bảng tính vào OneDrive.
  • Có thể thay đổi tên tập tin ngay trên thanh tiêu đề.
• Excel 365 Website là điểm nổi bật của Office 365, khi có thể trực tiếp đăng nhập và chỉnh sửa trên trình duyệt. Các tính năng trên Website cũng được tối ưu hoá cho phù hợp với nhu cầu sử dụng cơ bản của người dùng.
• Đăng nhập Microsoft một cách miễn phí đối với các cơ sở giảng dạy tại Việt Nam.

4. KẾT LUẬN

-Khả năng tương thích trên mọi thiết bị, kết hợp với hệ thống điện toán đám mây giúp Office 365 nói chung và Excel 365 nói riêng, có khả năng đồng bộ dữ liệu mọi lúc mọi nơi, giúp người dùng hoàn thiện công việc khi ở bất kỳ đâu. Ngoài ra, việc tự động lưu trữ dữ liệu trên OneDrive giúp người dùng hạn chế tối đa các rủi ro mất dữ liệu khi có tình huống bất ngờ xảy ra.

-Excel 365 đã trở thành một công cụ tuyệt vời cho việc xử lý số liệu và phân tích thống kê. Với các thay đổi nâng cấp thuận tiện hơn cho người dùng, các ưu điểm được liệt kê ở Chương 3, khiến Excel 365 là ứng dụng không thể bỏ qua đối với quý thầy cô giảng viên.